Un foglio Excel per le spese mensili fatto bene ha poche righe e tante formule: una riga per ogni spesa, e il resto si calcola da solo. Il modello di questa pagina è così. Si scarica gratis, non chiede registrazione, non ha macro e non contiene nessun dato personale: lo apri, cancelli le otto righe di esempio e inizi a scrivere le tue.
Scarica il modello Excel (gratis, .xlsx, 70 KB)
Lo abbiamo preparato noi che sviluppiamo QuantoSpendo, e lo diciamo subito: in fondo alla pagina spieghiamo quando il foglio smette di bastare e come si passa all'app senza ricopiare niente. Ma il modello è completo di suo, e per molte persone un foglio ben fatto è tutto quello che serve.
Cosa c'è dentro il file
Cinque fogli, collegati tra loro:
- Leggimi: le istruzioni in cinque righe, le stesse di questa pagina in breve.
- Movimenti: la tabella in cui scrivi tutto. Sei colonne: Data, Descrizione, Categoria (a tendina), Uscita, Entrata, Conto (a tendina). È l'unico foglio che compili.
- Mese: scegli anno e mese in alto e vedi entrate, uscite, saldo, spese fisse e variabili, e ogni categoria con quanto hai speso, il budget che le hai dato e quanto manca.
- Anno: le dodici mensilità affiancate, categoria per categoria, con totale annuo, entrate, saldo di ogni mese e il grafico delle entrate e delle uscite.
- Categorie: l'elenco delle categorie (venti già pronte, le stesse dell'app), se sono fisse o variabili, e il budget mensile facoltativo di ciascuna. Qui rinomini, aggiungi, decidi.
Le formule sono tutte standard, SUMIFS, EOMONTH e VLOOKUP: funzionano uguali in Excel, Numbers, Google Sheets e LibreOffice, e non ci sono macro da autorizzare.
Come compilare il foglio Excel delle spese mensili
Nel foglio Movimenti, una riga per movimento:
- Data: il giorno in cui hai pagato, nel formato giorno/mese/anno.
- Descrizione: due o tre parole, quello che ti serve per riconoscerla fra un mese («Spesa settimanale», «Bolletta luce»).
- Categoria: dalla tendina. Se non trovi quella giusta, scegli «Altro» e sistemi dopo, oppure aggiungine una nel foglio Categorie.
- Uscita o Entrata: l'importo nella colonna giusta, sempre positivo. Una spesa va in Uscita, lo stipendio o un rimborso in Entrata; mai tutti e due sulla stessa riga.
- Conto: da dove sono usciti i soldi, dalla tendina (conto corrente, carta, contanti). Serve a far quadrare il foglio con l'estratto conto, e a non dimenticare i contanti.
Le prime otto righe sono esempi di ottobre 2026: servono a vedere il formato, poi si cancellano. Le tendine e i formati sono già impostati per cinquemila righe, che a una decina di spese a settimana sono dieci anni.
Un consiglio che vale più di ogni formula: segna la spesa lo stesso giorno, non a fine settimana. A fine settimana ne ricordi la metà, e un foglio con metà delle spese dice che stai risparmiando quando non è vero.
Il riepilogo del mese: entrate, uscite, saldo e budget
Nel foglio Mese cambi le due celle in alto, anno e mese, e tutto si ricalcola. In cima vedi le cinque cifre che contano: entrate del mese, uscite, saldo (la differenza), e quanto delle uscite sono spese fisse e quanto variabili. Sotto, la tabella per categoria: quanto hai speso, il budget che le hai dato nel foglio Categorie, la differenza e la quota del budget usata. Una quota sopra il 100% è uno sforamento; una categoria senza budget resta vuota nelle ultime due colonne, senza dare errori.
Il saldo del mese è il numero da guardare per primo, e per una ragione precisa: è il margine. Tutto quello che si chiama risparmio parte da lì, non dal grafico delle categorie. Se il saldo è positivo per tre mesi di fila, puoi decidere cosa farne; se è negativo, la tabella per categoria ti dice dove.
Spese fisse e spese variabili: perché separarle
Nel foglio Categorie ogni voce ha un Tipo: fissa o variabile. La divisione proposta è un punto di partenza: casa, utenze, telefono, assicurazioni, servizi online, finanza e istruzione come fisse; spesa, cibo, bar, trasporti, carburante, salute, sport, svago, intrattenimento, shopping, viaggi, tabacchi e altro come variabili. Cambiala pure.
La ragione per separarle è pratica. Sulle fisse si decide una volta all'anno: un abbonamento in meno, un'assicurazione rinegoziata, una tariffa cambiata, e l'effetto dura dodici mesi senza nessuno sforzo quotidiano. Sulle variabili si decide ogni giorno, e lì contano l'abitudine e il numero che hai sott'occhio. Un foglio che somma tutto insieme nasconde la differenza; con i due totali del foglio Mese vedi subito se il problema è un costo fisso troppo alto o una settimana di spese fuori misura.
L'anno intero e il grafico
Il foglio Anno prende l'anno impostato nel foglio Mese e affianca i dodici mesi: ogni riga è una categoria, ogni colonna un mese, in fondo il totale annuo. Le ultime tre righe sono quelle che raccontano la storia: totale uscite, entrate e saldo di ogni mese. Il grafico a barre sotto la tabella mette entrate e uscite una accanto all'altra, mese per mese: è il modo più rapido per vedere i mesi pesanti, l'assicurazione di gennaio, le vacanze di agosto, i regali di dicembre.
Quei picchi sono il motivo per cui il saldo di un singolo mese inganna: un mese in positivo seguito da uno in rosso è normale, e solo l'anno intero dice se il bilancio regge.
Modello per la famiglia e per chi vive solo
Il file è lo stesso, cambia come lo usi. Chi vive da solo tiene un conto e due o tre categorie variabili grosse; una famiglia ha più conti, più persone che spendono e qualche categoria in più (figli, scuola, auto). Due accorgimenti: nella colonna Conto metti anche «Carta di lui» e «Carta di lei» se vi serve capire chi spende cosa, aggiungendo le voci nel foglio Categorie; e per i budget delle categorie parti dai dati veri, non dalle intenzioni. Le medie ISTAT per numero di componenti sono una base onesta: le trovi in quanto spende una famiglia italiana al mese, e per una coppia in quanto spende una coppia al mese.
Se il foglio è condiviso in casa, Google Sheets è la scelta più comoda: lo stesso file aperto da due telefoni, ognuno segna le sue spese.
Google Sheets, Numbers e LibreOffice
- Google Sheets: File → Importa → Carica → scegli il file → «Sostituisci il foglio di lavoro» o «Crea nuovo foglio». Formule e tendine restano.
- Numbers (Mac, iPhone, iPad): apri il file direttamente; Numbers lo converte e tiene formule e tendine.
- LibreOffice Calc: apri il file; se vuoi lavorare in formato aperto, salva come .ods dopo la prima apertura.
Tre cose che non cambiano da un programma all'altro: le date vanno scritte come date (il foglio è impostato per giorno/mese/anno), gli importi senza il simbolo dell'euro (lo mette il formato), e il foglio Mese si aggiorna solo se cambi le celle di anno e mese, non scrivendo altrove.
I tre limiti di un foglio (e quando contano)
Un foglio di calcolo registra il passato con precisione, e questo è il suo pregio. Ha però tre limiti che prima o poi si sentono, e li elenchiamo perché il confronto completo con un'app sta in un'altra pagina, gestione spese con Excel o con un'app.
- Non avvisa. Il foglio non sa che il 15 scade l'assicurazione: lo sai tu, se te lo ricordi.
- Non guarda avanti. Ti dice quanto hai speso, non quanto puoi ancora spendere da qui al prossimo stipendio con le rate e gli abbonamenti già contati.
- Dipende dalla tua costanza. Ogni riga la scrivi tu, al computer o dal telefono: il giorno in cui salti una settimana, i totali mentono senza avvisare.
Se nessuno dei tre ti pesa, il foglio basta. Se il primo o il secondo ti sono già costati un rinnovo non voluto o un fine mese in rosso, è il momento in cui conviene cambiare strumento.
Dal foglio all'app: importare i movimenti in QuantoSpendo
Non si ricopia niente. Le colonne di Movimenti sono esattamente quelle che l'import di QuantoSpendo riconosce da solo:
- Nel foglio Movimenti scegli File → Salva con nome → formato CSV (in Excel «CSV UTF-8», in Google Sheets File → Scarica → CSV).
- Nell'app vai in Profilo → Importa dati e scegli il file.
- Controlla l'anteprima: le colonne Data, Descrizione, Categoria, Uscita, Entrata e Conto sono già abbinate; le categorie del modello hanno gli stessi nomi di quelle dell'app, quindi si abbinano da sole, e per le altre scegli tu la destinazione.
- Conferma. Le uscite diventano spese del diario con la loro data, le entrate diventano le entrate del mese e, se vuoi, la voce stipendio; un'importazione si può annullare in blocco.
L'import è gratuito. Da lì in poi l'app fa le tre cose che il foglio non fa: ti avvisa prima delle scadenze, ti dice ogni giorno quanto puoi ancora spendere nel periodo e proietta i mesi successivi. Il piano gratuito include spese quotidiane illimitate, fino a 5 abbonamenti e rate attivi e 3 mesi di storico; i dettagli sono in app per tenere i conti gratis.
Trasparenza: il modello e questa pagina sono fatti da chi sviluppa QuantoSpendo. Il file è gratuito e utilizzabile anche senza l'app: il collegamento all'import è un'opzione, non una condizione.
Domande frequenti
Il modello Excel per le spese mensili è gratis?
Sì. È un file .xlsx senza macro e senza dati personali, si scarica senza registrazione e si può modificare e condividere liberamente. Lo abbiamo fatto noi che sviluppiamo QuantoSpendo, per chi preferisce il foglio di calcolo o vuole partire da lì.
Funziona con Google Sheets, Numbers o LibreOffice?
Sì. In Google Sheets: File → Importa → Carica, scegli il file e apri. Numbers e LibreOffice lo aprono direttamente. Le formule usano solo funzioni standard (SUMIFS, EOMONTH, VLOOKUP) e le tendine delle categorie restano attive.
Come aggiungo o rinomino una categoria?
Nel foglio Categorie: cambia il nome o scrivine uno nuovo nella prima riga libera della colonna Categoria. Le tendine di Movimenti e le tabelle di Mese e Anno la leggono da lì. Nella colonna Tipo indichi se è una spesa fissa o variabile, nella colonna Budget il tetto mensile che vuoi darle.
Come gestisco spese fisse e spese variabili?
Ogni categoria ha un Tipo nel foglio Categorie, Fissa o Variabile. Il foglio Mese somma le due famiglie separatamente: le fisse sono quelle su cui decidi una volta all'anno, le variabili quelle su cui decidi ogni giorno.
Posso importare il foglio in QuantoSpendo?
Sì, ed è gratis. Dal foglio Movimenti scegli Salva con nome in formato CSV, poi nell'app vai in Profilo → Importa dati e scegli il file: le colonne Data, Descrizione, Categoria, Uscita, Entrata e Conto vengono riconosciute da sole e le categorie del modello hanno gli stessi nomi di quelle dell'app.
Quanto tempo porta via ogni mese?
Se segni le spese man mano, qualche minuto a settimana; la revisione di fine mese sul foglio Mese richiede dieci minuti. Il foglio funziona finché lo apri: il giorno in cui smetti di segnare, i totali smettono di dire la verità.